Author: ALESSANDRO CANOVA
Microsoft Teams è una piattaforma unificata di comunicazione, che permette di gestire chat, video meeting, conservazione file e di integrare altre applicazioni.
Microsoft Teams può essere utilizzata in queste modalità:
- Via Web Broswer
- Via App Desktop
- Via App Mobile
Con Microsoft Teams è possibile creare dei gruppi di lavoro (Team) dedicati alla gestione di un cliente: al gruppo possono essere aggiunti sia utenti interni che esterni all’organizzazione. Nel Team dedicato al cliente possono essere creati più canali, e ogni canale può essere dedicato ad uno specifico progetto.
Un utente in un gruppo Team ha la possibilità di:
- Chattare con gli altri membri del gruppo
- Ricevere notifiche
- Effettuare una Call o Video Call
- Condividere lo schermo
- Pianificare una riunione
- Condividere file
Quando viene creato un canale, viene creata in automatico un’area dedicata alla condivisione dei documenti: i file caricati in questa area sono condivisi a tutti gli utenti del Team, che possono quindi dare il loro contributo alla loro gestione.
Ad ogni canale è dedicata una chat, che può essere utilizzata per comunicare con gli altri membri del gruppo, notificando ad esempio con una mail il rilascio di un nuovo documento.
Teams e l’integrazione con le App di Office 365
Teams può integrare App sia di Office 365 che di altri produttori: ogni canale\progetto potrà essere personalizzato attivando le App utili alla sua gestione. Per ogni Team viene creato in automatico un sito SharePoint, a supporto della condivisione dei file e del co-authoring sui documenti.
Con OneDrive è possibile sincronizzazione in locale i documenti di un canale\progetto: in questo modo i documenti sono sempre disponibili e le modifiche effettuate vengono condivise con il resto del team in tempo reale.
OneNote
Microsoft OneNote è un blocco note digitale con una struttura flessibile, che consente una grande libertà di lavoro: i dati sono contenuti in blocchi appunti, che sono divisi in schede, a loro volta divise in pagine.
In ogni pagina è possibile:
- Scrivere appunti, anche in modalità “Handwrite” o disegno
- Evidenzia le note con i contrassegni (Importante, Da fare, Etc)
- Registrare memo vocali
- Acquisire immagini e photo
- Collaborare real-time e condidivere
OneNote può essere utilizzato per prendere appunti durante i meeting di progetto: è possibile creare una pagina di dedicata all’incontro direttamente dal meeting pianificato su Outlook utilizzando un bottone dedicato.
Alla minuta possono lavorare contemporaneamente tutti i partecipanti al Team.
Microsoft Planner
Microsoft Planner è l’applicazione dedicata alla gestione di task associati al progetto: i task possono essere assegnati ad un utente del team, che riceverà una mail di notifica quando deve completare l’attività.
Quando il task viene definito è possibile registrare:
- Date di inizio e fine
- Stato avanzamento
- Descrizione e commenti
- Allegati
Le attività possono essere organizzate in «contenitori» e classificate con delle etichette: è possibile spostare le attività da un «Contenitore» con un semplice drag & drop.
Le attività possono essere visualizzate in un Dashboard di riepilogo di progetto riepilogate per :
- Contenitore
- Assegnatario
- Stato
- Data scadenza
- Etichetta
Le attività inserite vengono visualizzate su un calendario all’interno all’applicazione e possono essere sincronizzate con il calendario di Outlook.
Una dashboard mostra il riepilogo delle attività, suddividendole per contentitore, membri del gruppo o stato avanzamento (non iniziate, in corso, in ritardo, completate).
Microsoft Flow
Microsoft Flow è un servizio cloud che consente agli utenti di creare in modo semplice e pratico flussi di lavoro multipiattaforma che possono automatizzare processi e attività aziendali.
Flow utilizza dei connettori per collegarsi ai servizi web più popolari, come ad esempio:
- Office 365
- Dynamics CRM
- Dropbox
- Gmail
Questo modello di flow permette di inviare delle notifiche in Teams, alla creazione di un nuovo Task in Planner. La configurazione del flow richiede pochi click per identificare il cliente e il progetto sul quale si vogliono gestire le notifiche.
Teams e le altre App office 365
Attraverso Teams è possibile accedere alle altre App del pacchetto Office (Word, Excel, Power Point), con le quali si possono creare e gestire i file sui cui lavorare in condivisione. I file vengono salvati direttamente nell’area documentale di canale/progetto e resi disponibili a tutti gli utenti del team.